Aufruf in PTview zum Modul PTcontact
PTcontact ist das digitale Adress- und Ansprechpartner-Verzeichnis in PTworkflow – der richtige Ort um Kundendaten und Ansprechpartner zu hinterlegen. Erreicht wird PTcontact über das Adressbuch-Icon in der Navigationszeile. Der Zugriff darauf ist auch in jedem Vorgangsticket und im Neu-Ticket möglich.
Ob man sich nun im Neu-Ticket befindet oder im PTticket selbst – der PTcontact Button öffnet die Funktionen von PTcontact
Mit dem Reiter „+Neu“ wird ein neuer Kundenkontakt angelegt. Um das möglichst zügig zu erledigen, wurden die Standardinformationen übersichtlich und klein gehalten. Schon Name und Kundennummer genügen, wobei sich die Kundennummer auf Wunsch auch automatisch vom System vergeben lässt.
Modul von PTworkflow – PTcontact Übersicht aller Ansprechpartner zu einem Kunden
Ansprechpartner hinzufügen
Ein Klick auf das „+“ im unteren Bereich fügt einen neuen Ansprechpartner hinzu. Auch hier sind die Standardinformationen des Systems zunächst gewollt klein gehalten. Es lassen sich aber individuelle Informationen (Telefon, E-Mail, Adressfelder etc.) zu einem Ansprechpartner ganz nach den eigenen Bedürfnissen ergänzen. Möchten Sie z.B. mehr als eine E-Mail oder Telefonnummern hinterlegen, lassen sich problemlos entsprechende Felder über die Systemadministration hinzufügen.
PTcontact – neuen Kontakt hinzufügen
Favorit unter den Kontaktpersonen
Ansprechpartner mit der Markierung „Favorit“ sind der Standardkontakt eines Kunden bei der Neuanlage eine Projektes. Unter den verschiedenen Kontakten eines Kunden kann jeweils ein Favorit mit gelbem Sternchen markiert werden.
Suchfunktionen
Zwei verschiedene Suchfunktionen wurden implementiert, um angelegte Kontaktinformationen wiederzufinden:
Mit dem Reiter Registersuche lassen sich zunächst alphabetische Filterungen nach Anfangsbuchstaben vornehmen. Eine Suche filtert dann nur in Kontakten, die mit dem gewählten Buchstaben beginnen.
Eine zweite Möglichkeit bietet die Volltextsuche unter dem gleichnamigen Reiter. Mit ihr lassen sich sämtliche Kontaktdaten nach Suchbegriffen filtern. Über entsprechende Modifikatoren ist auch eine erweiterte Suche möglich, in der Einträge mit bestimmten Begriffen beginnen müssen oder ein Suchbegriff explizit nicht vorkommen darf.
Sonderfunktionen in Verbindung mit PTmail
Ist PTmail für den manuellen Versand konfiguriert, kann jedem Ansprechpartner in PTcontact eine projektbezogene E-Mail unter Zuhilfenahme der PTmail-Vorlagen gesendet werden. Hier können Variablen, Dokumente und individuelle Inhalte eingebettet werden.
Sonderfunktionen in Verbindung mit PTportal
Ist PTmail in Verbindung mit PTportal für den automatischen Versand von Portalzugängen konfiguriert, wird nach folgender Reihenfolge die E-Mail für den Autoversand gewählt:
1. E-Mail in der Tabelle „Kunden“ wenn kein weiterer Ansprechpartner angelegt ist.
2. Sofern ein Ansprechpartner in der Tabelle „PTcontact“ angelegt ist, wird der mit der Kennzeichnung „Favorit“ ausgewählt
3. Sofern bei einem neuen Vorgang ein gezielt gewählter Ansprechpartner (aus der Tabelle „PTcontact“) ausgewählt wurde
