PTportal+

Basiskonfiguration PTportal/PThotfolder

Mit jedem neuen Auftrag/Vorgang prüft PTworkflow ob,
a) ein Kunde für die Portalbenutzung vorgesehen ist (Tabelle clients/Kunden),
b) bereits ein Portalzugang je Kunde erstellt (Status uplogin/Portal Zugänge) und
c) dieser aktiviert wurde (ptportal_account_activation/Portal Zugangsaktivierung).

Ist das automatisierte Erzeugen von Portalzugängen für dafür autorisierte Kunden (a) aktiv, wird ein Aktivierungslink für einen Portalzugang versendet und der Portalzugang (b) auf „aktiv“ gesetzt. Wird dieser Aktivierungslink vom User bedient, wird dieser Zeitpunkt in der Systemtabelle (c) hinterlegt. Fortan ist dieser Zugang aktiv nutzbar.

Sofern für einen Kunden bislang noch kein Portalzugang erstellt wurde, wird dieser nach Vorgabe der Systemstandards erstellt (Tabelle Systemstandards, Eintrag „ptportal“). Hier können die angezeigten Details portalweit eingestellt werden. Dies kann auch, abweichend vom Standard, individuell je Kunde in der Tabelle „Portal Zugänge“ (uplogin) nachträglich angepasst werden.

Bei manueller Erstellung eines Portalzugangs muss der „active“ Zustand eingestellt werden und bei Deaktivierung eines Portalzugangs dieser auf „inactive“ gesetzt werden.

Existiert ein aktiver Portalzugang, werden von PTworkflow je Kunde Ordner auf dem Portalserver zu allen neuen Vorgängen erstellt. Beispiel einer Ordnerstruktur: „Eingehend“, „In Bearbeitung“, „Final). Dem Nutzer des Portals wird ermöglich in den Ordner „Eingehend“ Daten hochzuladen.

Ein Systemauftrag im Portal scannt die hochgeladenen Daten mit ClamAV während des Uploads auf Viren. Ein Systemauftrag von PTworkflow holt die Daten vom Portal auf die interne Serversource. Damit werden die Druckdaten des Kunden in PTworkflow über das Ticketdetail „Hotfolder“ zugänglich – Kundenanpassungen im Ablauf möglich.

Zur automatischen, systembasierten Auftragsverarbeitung wird beispielsweise eine interne E-Mail ausgelöst, die Rahmendaten zum Auftrag und sofern gewünscht die hochgeladenen Dateinamen etc. in einer XML-Datei enthält. Zudem können die eingegangenen Kundendaten durch einen Daten-Workflow geprüft, verarbeitet und zum Drucksystem/Rip weitergeführt werden. Hier werden kundenindividuelle Lösungen in der Kommunikation mit Drittanbietern per API umgesetzt.


Aktivierung des Portalzugangs – PTportal Aktivierung

Der Zugang zum Portal ist mit Benutzernamen und Passwort möglich. Erhält der User von PTworkflow per E-Mail den Benutzernamen und einen initialen Aktivierungslink muss dieser zur Aktivierung angeklickt werden. Der Link führt den Kunden direkt zur Anmeldemaske des Portals, um dort sein individuelles Passwort zu vergeben. Dies wird per Hash-Verschlüsselung in PTworkflow hinterlegt.

Nach dem ersten Login des Kunden wird der Portalzugang in der Tabelle „PTportal Aktivierung“ als aktiviert gekennzeichnet (Eintrag „checked“ gesetzt auf 1, „updated“ mit Zeitstempel der Aktivierung). Der Aktivierungslink ist für die Dauer von 30 Minuten valide. Ist diese Zeit verstrichen, kann ein neuer Aktivierungslink über das Portal unter Angabe des Benutzernamens angefordert werden.



Mailversand Inhalt – Kunden Email Vorlagen

Zum Erhalt eines Portalzugangs wird vom PTworkflow-Server eine Informationsmail an den Kunden mit dem Aktivierungslink für das PTportal geschickt. Dazu wird in der Tabelle (client_email_template/ Kunden Email Vorlagen) nach einem Eintrag mit dem Namen „Hotfolder Portalzugang“ gesucht. Hierin ist der Inhalt der Aktivierungsemail mit Variablen formatiert.

Die Eingaben in den Feldern „Name“ Subject“ „Content“ sind die inhaltlichen Vorlagen für den Mailkörper der zu versendenden E-Mails. Sowohl im Betreff als auch in dem Inhalt der E-Mail kann auf bestimmte Platzhalter/Variablen zurückgegriffen werden wie:

  • Vorgangsnummer/Teilnummer in PTworkflow {{data_project[“project_no“]}}
  • Auftragstext {{ticketdata_project[“job_description“]}}
  • Datumfeld {{ticketdata_project[“due_date“]}}
  • Benutzername bei PTportal {{data_project[“portal_client_username“]}}
  • Erster Aktivierungslink {{data_project[„portal_first_activation_link“]}}
  • Link zur Vergabe eines neuen Passworts, Erneuerung Passwort {{data_project[“portal_activation_link“]}}

In den E-Mail Vorlagen können Mails zu verschiedenen Aktionen angelegt werden. Je nach Konfigurationswunsch wird nur eine Erstinformation zur Portalnutzung mit Aktivierungslink erzeugt. Alternativ dazu kann auch bei jedem neuen Auftrag oder jedem Vorgangsticket eine Informationsmail versendet werden, um die Aufforderung zum Datenupload im PTportal zu platzieren. Für jede Kundeninformationsmail braucht es eine Vorlage in „Kunden Email Vorlagen“.


Mailversand Signatur – Emailsignatur

Die E-Mail-Signaturen werden über die Tabelle „Emailsignatur“ formatiert. Die Eingaben in den Feldern „HeadHtml“, „FootHtml“, „HeadText“, „FootText“, „Status“ bilden Informations- und Gestaltungsrahmen der ausgehenden E-Mails von PTmail in HTML und Textvariante.
Jede E-Mail Vorlage ist einem PTworkflow Benutzer zugeordnet, der bei manuellem Versand eine Kopie der E-Mail an sein eigenes Postfach erhält und den Benutzer als Absender in die E-Mail einträgt.


Kundenkonfiguration (Tabelle Kunden)

Werte in „E-Mail“, „Create Hotfolder“, „Hotfolder delete in days“ eintragen. Festlegen welche Standardwerte gelten sollen, wie bei bestehenden Kunden oder bei Importen/API zu verfahren ist.


Optionen in Verbindung mit PTcontact

Die Ansprechpartnerverwaltung von PTworkflow erlaubt zu einem Kunden unterschiedliche Ansprechpartner und deren Kontaktdaten zu verwalten. Ist PTportal für den automatischen Versand von Portalzugängen konfiguriert, wird nach folgender Reihenfolge die E-Mail für den Autoversand gewählt:

  1. E-Mail in der Tabelle „Kunden“ wenn kein weiterer Ansprechpartner angelegt ist.
  2. Sofern ein Ansprechpartner in der Tabelle „PTcontact“ angelegt ist, wird der mit der Kennzeichnung „Favorit“ ausgewählt
  3. Sofern bei einem neuen Vorgang ein gezielt gewählter Ansprechpartner (aus der Tabelle „PTcontact“) ausgewählt wurde


Grundkonfiguration

PTworkflow, aktiv erforderliche Module
-PTportal+
-PTportal
-PThotfolder
-PTmail
-PTcontact (optional)

E-Mail Account auf PT-Server (client.ini)

  • SMTP-Server
  • Email
  • Benutzername
  • Passwort
  • Port

Konfigurationseinträge in der (client.ini)

portal_create_uplogin_automatically = 0/1; Entscheidet darüber ob ein Portalzugang je Kunde automatisch 1 oder manuell 0 angelegt wird.
portal_send_uplogin_email_automatically = 0/1; Entscheidet ob automatisierte 1 oder manuelle 0 E-Mails bei neuen Aufträgen/Vorgängen versendet werden sollen.
portal_reminder_email_automatically = 0/1/2; Entscheidet ob automatisierte Erinnerung-E-Mails bei neuen Aufträgen oder Vorgängen versendet werden sollen. 0 Deaktiviert diese Funktion, 1 versendet bei jedem neuen Auftrag, 2 versendet bei jedem neuen Auftragsticket.